Por quanto tempo a empresa pode guardar dados de clientes?

O fim da finalidade encerra o tratamento

O art. 15 da LGPD lista as hipóteses de término do tratamento, entre elas a verificação de que a finalidade foi alcançada ou de que os dados deixaram de ser necessários ou pertinentes para aquela finalidade. Um cadastro criado para uma compra específica, sem relação comercial contínua, tende a esgotar sua finalidade original assim que a transação se encerra.

Quando a lei ainda permite guardar o dado após o fim da finalidade

O art. 16 autoriza a conservação dos dados mesmo depois de encerrado o tratamento em hipóteses específicas: cumprimento de obrigação legal ou regulatória, estudo por órgão de pesquisa, transferência a terceiro respeitados os requisitos da lei, ou uso exclusivo do controlador, vedado o acesso por terceiro, desde que anonimizados os dados. Documentos fiscais, por exemplo, seguem prazo próprio da legislação tributária, independentemente da vontade da empresa de eliminá-los antes.

Construindo uma régua de retenção prática

• Dados de cadastro simples sem relação comercial ativa: eliminar ou anonimizar após período razoável sem uso;
• notas fiscais e documentos contábeis: manter pelo prazo fiscal e prescricional aplicável;
• dados de disputa ou reclamação registrada: manter enquanto durar o prazo de prescrição da ação correspondente;
• dados de marketing com consentimento: manter enquanto o consentimento não for revogado, revisando periodicamente o interesse do titular.

Documentar o descarte, não só executá-lo

Eliminar um cadastro antigo sem registro de que isso ocorreu, quando e por qual critério deixa a empresa sem como comprovar que cumpriu sua própria política de retenção. Manter um log simples de eliminação, mesmo que informal, evita dúvida futura sobre se o descarte realmente aconteceu.

Um exemplo de limpeza de base aplicada

Uma loja online revisou sua base de dez mil cadastros e identificou que quatro mil pertenciam a pessoas que haviam feito apenas uma compra havia mais de cinco anos, sem qualquer interação posterior. Após confirmar que não havia obrigação fiscal pendente relacionada a esses registros, a empresa anonimizou os dados de contato desses cadastros, mantendo apenas informação agregada de vendas para fins estatísticos internos, sem identificação da pessoa.