Requerimento de informações da ANPD: preparando a resposta ao ofício

Onde essa etapa se encaixa

A fiscalização é competência da autoridade nacional, e o art. 55-J, IV atribui a ela fiscalizar e aplicar sanções em caso de tratamento realizado em descumprimento à legislação, mediante processo administrativo que assegure contraditório, ampla defesa e direito de recurso.

O requerimento de informações é anterior a esse processo sancionador. Ele serve para a autoridade compreender os fatos e decidir se instaura apuração, se orienta ou se arquiva.

Essa posição no fluxo explica a estratégia: aqui a empresa ainda pode demonstrar que o problema foi identificado, corrigido e documentado — e boa parte dos casos termina nesta fase quando a resposta é sólida.

Ler o ofício com precisão antes de escrever

Separe cada pergunta em item numerado. Para cada uma, identifique: o que exatamente foi perguntado, quem na empresa tem a informação, que documento comprova a resposta e se há alguma pergunta que a empresa não consegue responder no prazo.

Anote também o que não foi perguntado. Responder além do escopo, com relatórios completos e históricos não solicitados, amplia o objeto da fiscalização e costuma gerar novas perguntas.

Se o prazo for insuficiente para levantamento técnico real, peça prorrogação de forma fundamentada e tempestiva, indicando o que já está pronto e o que depende de apuração. Pedido de prazo protocolado antes do vencimento é conduta cooperativa; silêncio seguido de resposta atrasada, não.

A estrutura de resposta que funciona

Comece por uma descrição objetiva da empresa e da operação de tratamento questionada — finalidade, categorias de dados, base legal, volume, prazo de retenção. Depois responda item por item, na ordem do ofício, com remissão aos anexos.

Os anexos que costumam pesar a favor: registro das operações de tratamento, que o art. 37 exige do controlador e do operador, especialmente quando o tratamento se baseia em legítimo interesse; política de privacidade vigente na data dos fatos; contratos com operadores; evidência das medidas de segurança; comprovante de indicação e divulgação do encarregado; e registros de atendimento a titulares.

Feche com a descrição das providências já adotadas, com datas. Correção documentada antes do ofício é o melhor argumento disponível.

O que evita agravamento

Informação incorreta é pior que informação incompleta. Se um dado ainda está sendo apurado, diga isso e informe quando será complementado — divergência entre a resposta e o que a autoridade apurar depois destrói a credibilidade de todo o restante.

Evite adjetivação e promessa genérica. A autoridade avalia evidência, não intenção.

Tenha presente o horizonte: instaurado o sancionador e confirmada a infração, aplicam-se as sanções do art. 52, que incluem advertência com prazo para medidas corretivas, multa simples de até 2% do faturamento no Brasil limitada a R$ 50 milhões por infração, multa diária, publicização da infração, bloqueio ou eliminação dos dados e, nos incisos X e XI, suspensão do banco de dados ou da atividade de tratamento por até seis meses, prorrogáveis. O §1º manda aplicar tudo isso de forma gradativa e conforme as peculiaridades do caso — e é nesse juízo que a qualidade da resposta ao ofício aparece.

Exemplo: uma empresa questionada sobre disparos de marketing responde anexando o registro de consentimento por titular, a data da coleta e o fluxo de descadastramento, além de comprovar a correção do formulário que gerava ambiguidade. O caso tende a terminar em orientação; a mesma empresa, respondendo "tratamos com base em legítimo interesse" sem documento, tende a receber novo ofício mais duro.

Coordenação interna e prazo

Centralize a resposta em um responsável, com prazo interno anterior ao prazo do ofício. Colete as informações por escrito de cada área, para que a resposta final seja rastreável.

Alinhe também a comunicação: enquanto o requerimento estiver em curso, declarações públicas descoordenadas podem contradizer o que foi protocolado.

Por combinar prazo curto, prova documental e efeito sobre a fase seguinte, a preparação da resposta costuma ser conduzida por advogado junto ao encarregado e ao time técnico, com interlocução e documentos inteiramente digitais.