Guarda do testamento: quem fica com o original e como ele será achado

Passo 1 — entender onde fica o original em cada forma

As três modalidades ordinárias resolvem a guarda de maneiras diferentes:

• testamento público: o original é escrito pelo tabelião em seu livro de notas e permanece no tabelionato; o testador leva um traslado, e outras certidões podem ser pedidas a qualquer tempo;
• testamento cerrado: o documento é entregue ao tabelião, que lavra o auto de aprovação, cerra e cose o instrumento, devolvendo-o ao testador — o cartório fica apenas com o registro da aprovação;
• testamento particular: não há intervenção notarial obrigatória, e a guarda é integralmente do testador.

A gradação de risco segue exatamente essa ordem.

Passo 2 — no cerrado, tratar o original como insubstituível

O testamento cerrado tem uma vulnerabilidade específica: existe uma única via lacrada, e é ela que será aberta em juízo.

O tabelião começa o auto de aprovação imediatamente depois da última palavra do testador, declarando sob sua fé que o documento lhe foi entregue para aprovação na presença das testemunhas, e passa a cerrar e coser o instrumento. Rompido o lacre fora do procedimento judicial, ou perdido o envelope, a reconstituição é difícil e o testamento pode simplesmente não produzir efeito.

Passo 3 — registrar a existência do ato para que ele seja achado

Localizar o testamento no momento certo é problema de informação, não de sorte. Existe no Brasil um sistema nacional mantido pela atividade notarial em que se registra a existência de testamentos, e a certidão dessa base costuma ser exigida antes da lavratura de escritura de inventário — é o mecanismo que impede a família de declarar, por desconhecimento, que não havia testamento.

Como os requisitos e a forma de consulta são definidos em normas das corregedorias e das entidades notariais, confirme com o tabelionato qual o procedimento vigente para registrar e para consultar.

Passo 4 — informar as pessoas certas sem revelar o conteúdo

Sigilo e localizabilidade parecem opostos, mas convivem bem quando se separa a informação da existência do documento da informação do seu conteúdo.

A prática que funciona: comunicar a pelo menos duas pessoas de confiança que existe um testamento e onde ele está — o nome do tabelionato basta, no caso do público —, sem contar o que ele diz. Se houver testamenteiro nomeado, ele é o destinatário natural dessa informação. Guardar cópia simples junto aos documentos pessoais, com a indicação do cartório e do livro, também acelera a localização.

Passo 5 — revisar e substituir com método

Testamento é ato personalíssimo e pode ser mudado a qualquer tempo. A revogação, porém, precisa ser feita com a mesma solenidade, e o descuido nesse ponto cria os conflitos mais difíceis do inventário.

Dois testamentos válidos e não coordenados obrigam o juiz a decidir o que prevalece. O procedimento seguro é elaborar o novo documento com revogação expressa do anterior, indicando data, livro e cartório, e, no caso do cerrado ou do particular, destruir fisicamente as vias antigas depois de o novo estar concluído.

Organizar essa cadeia de documentos e conferir a coerência entre testamento, escrituras de doação e designações de beneficiário é revisão que um advogado particular pode fazer a partir de traslados e certidões enviados em arquivo digital.

O que fazer se o documento não aparece

Falecido o testador e não localizado o testamento, herdeiros e interessados podem consultar a base nacional de testamentos, oficiar aos tabelionatos das cidades em que o falecido viveu e requerer em juízo a exibição do documento por quem se suspeite detê-lo.

Há ainda a via da prova da existência e do conteúdo por outros meios, admitida com muito rigor e resultado incerto. É recurso extremo, e sua dificuldade explica por que a etapa de guarda merece tanta atenção quanto a redação.