Cliente reteve tributos federais da minha empresa do Simples: isso está certo?

Por que o Simples Nacional dispensa a retenção desses quatro tributos

O art. 13 da Lei Complementar 123/2006 lista os tributos que o Simples Nacional recolhe de forma unificada, mensalmente, por meio do DAS: entre eles estão o IRPJ (inciso I), a CSLL (inciso III), a COFINS (inciso IV) e a contribuição para o PIS/Pasep (inciso V). Como esses valores já são calculados sobre a receita bruta da empresa e pagos em guia única, a legislação que trata de retenção na fonte, editada pela própria Receita Federal, dispensa o tomador de descontar novamente IRRF, PIS, COFINS e CSLL de quem comprova a opção pelo Simples no momento do pagamento.

A lógica é simples: reter e recolher de novo geraria duplicidade sobre o mesmo fato gerador, o que a legislação tributária não admite. A dispensa não é um benefício discricionário do cliente — é uma consequência direta de a empresa já pagar esses tributos por outro caminho.

Como comprovar a condição de optante ao cliente

Na prática, a forma de evitar a retenção é apresentar ao setor financeiro do tomador uma declaração de que a empresa é optante pelo Simples Nacional no momento da emissão da nota fiscal, com a indicação do regime destacada no próprio documento fiscal. Muitos sistemas de contas a pagar de empresas grandes e de entes públicos aplicam a retenção automaticamente sempre que esse campo não vem preenchido ou quando o fornecedor é cadastrado sem o regime tributário correto.

Vale reforçar o pedido por escrito, por e-mail ou pelo canal de relacionamento com fornecedores, guardando o comprovante do envio. Isso evita depender apenas da boa vontade de quem processa o pagamento e cria prova de que a empresa avisou o cliente antes de a retenção ocorrer.

O que fazer quando o desconto já aconteceu

Se a retenção já foi feita, o primeiro passo é notificar o cliente por escrito, pedindo a devolução do valor descontado indevidamente ou o ajuste no próximo pagamento. Boa parte dos casos se resolve nesse estágio, principalmente com empresas privadas que reconhecem o erro operacional.

Quando o cliente se recusa a devolver, ou é um órgão público que insiste na retenção mesmo após a comprovação da opção, a empresa pode formalizar reclamação administrativa junto ao setor responsável e, não havendo solução, buscar a restituição do indébito por via judicial. Se o próprio cliente tiver recolhido o valor retido aos cofres públicos em nome da empresa prestadora, a discussão pode envolver também pedido de compensação ou restituição diretamente perante a Receita Federal, dependendo de quem efetivamente reteve e repassou o tributo. Quando a negociação direta com o setor financeiro do cliente não avança, um advogado tributarista pode reunir as notas retidas e os comprovantes de pagamento e conduzir a cobrança administrativa ou a ação de restituição, recebendo esses documentos por WhatsApp e mantendo a empresa informada em cada etapa mesmo quando o cliente está em outro estado.

Quando a retenção é devida mesmo para optante do Simples

Nem toda retenção sofrida por empresa do Simples é indevida. Contribuições previdenciárias sobre serviços de cessão de mão de obra e construção civil seguem regras próprias e, dependendo da atividade e do anexo em que a empresa está enquadrada, podem continuar sendo retidas normalmente. O mesmo vale para o ISS, cuja retenção pelo tomador é regulada pelo município e não se confunde com os tributos federais tratados aqui. Antes de contestar qualquer retenção, é importante identificar exatamente qual tributo foi descontado e conferir se ele está mesmo entre os unificados no DAS para a atividade da empresa.