Que vínculo a duplicata escritural precisa ter com a operação
Duplicata escritural é a mesma duplicata da Lei 5.474/1968, emitida sob forma eletrônica por meio de lançamento em sistema de escrituração gerido por entidade autorizada. A Lei 13.775/2018 criou o ambiente, não um título novo — e essa continuidade é a chave para entender a pergunta sobre a nota fiscal. O que a lei exige, em rigor, não é vínculo com a nota fiscal eletrônica em si. É vínculo com a fatura, isto é, com a operação de compra e venda ou de prestação de serviços que justifica o saque. A NF-e é o documento que, na prática atual, materializa essa operação.
O número da fatura continua sendo requisito do título
Entre os requisitos que o art. 2º da lei das duplicatas impõe está o número da fatura, e o § 2º acrescenta que uma só duplicata não pode corresponder a mais de uma fatura. Nada disso foi revogado pela emissão eletrônica.
É daí que nasce a exigência prática de amarrar cada duplicata escritural à nota fiscal correspondente. Sem esse elo, o título perde a identificação da operação que lhe dá causa — e um título de crédito causal sem causa identificável é justamente o que a legislação procurou evitar desde 1968.
O que o sistema de escrituração precisa registrar
A Lei 13.775/2018 detalha o conteúdo mínimo da escrituração no art. 4º: apresentação, aceite, devolução e formalização da prova do pagamento; controle e transferência da titularidade; prática de atos cambiais sob forma escritural, como endosso e aval; inclusão de ônus e gravames; e — o inciso que interessa diretamente aqui — a inclusão de indicações, informações ou declarações referentes à operação com base na qual a duplicata foi emitida ou ao próprio título.
É nesse inciso IV que os dados da nota fiscal entram no ambiente eletrônico. E o § 3º do mesmo artigo complementa: o sistema deve dispor de mecanismos que permitam ao sacador e ao sacado comprovarem, por quaisquer meios de prova admitidos em direito, a entrega e o recebimento das mercadorias ou a prestação do serviço, com apresentação das provas em meio eletrônico.
O extrato como prova do vínculo
Quem precisa demonstrar a ligação entre título e operação recorre ao extrato do registro eletrônico, expedido pelo gestor do sistema ou pelo depositário central a pedido de qualquer solicitante. Do extrato devem constar, no mínimo, a data de emissão e as informações do sistema no qual a duplicata foi emitida, os elementos necessários à identificação do título nos termos do art. 2º da Lei 5.474/1968, a cláusula de inegociabilidade e as informações sobre ônus e gravames.
Como os elementos de identificação remetem ao artigo que exige o número da fatura, o extrato acaba sendo o documento que carrega o vínculo para fora do sistema — inclusive para o tabelionato e para o juízo.
Quem opera o sistema depende de autorização
A escrituração não é livre. As entidades que exercem essa atividade devem ser autorizadas por órgão ou entidade da administração federal, e a Lei 9.492/1997, ao tratar da central nacional dos tabeliães de protesto, refere expressamente o requisito de autorização prévia pelo órgão supervisor e os demais requisitos previstos na regulamentação por ele editada.
Para a empresa que emite, isso tem efeito prático: a escolha da escrituradora não é apenas comercial. Sistema operado por entidade sem autorização compromete a própria regularidade dos títulos gerados nele.
Erros de vínculo que aparecem na cobrança
Os problemas surgem meses depois, quando o crédito precisa ser exigido. Duplicata escritural lançada sem referência à nota fiscal, ou com referência a nota cancelada, cria dúvida sobre a causa. Título cujo valor não corresponde ao da operação registrada gera alegação de excesso. Ausência de provas de entrega carregadas no sistema fragiliza a execução, já que o extrato e a duplicata escritural são títulos executivos extrajudiciais cuja cobrança judicial observa o art. 15 da lei das duplicatas — com todas as exigências que ele impõe ao título não aceito.
Se a empresa está migrando a emissão para o ambiente escritural, vale submeter o desenho do processo a um advogado empresarial, revisão que se faz sobre contratos e telas do sistema enviados por meio digital.
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