Quanto tempo guardar os comprovantes da declaração de imposto de renda

A regra geral: cinco anos contados do ano seguinte

O prazo para a Receita constituir eventual diferença não tem um único termo inicial em todas as situações. Nos tributos sujeitos a lançamento por homologação, o art. 150, § 4º, do CTN pode contar cinco anos do fato gerador quando houve pagamento antecipado de boa-fé; o art. 173, I, rege, em linhas gerais, hipóteses sem pagamento antecipado, cujo marco inicial é o começo do exercício subsequente àquele em que já era possível lançar. Dolo, fraude, simulação e crédito já constituído exigem análise própria.

Por isso, a orientação prudente de guarda não deve depender de uma conta simplificada. Mantenha os comprovantes ao menos até estar seguramente extinto o prazo aplicável e preserve documentos de custo de bens enquanto puderem repercutir em ganho de capital.

O que guardar, e por quanto tempo cada tipo de documento importa

Recibos médicos e escolares, comprovantes de doações dedutíveis, informes de rendimentos, extratos de aplicações financeiras e documentos de aquisição e alienação de bens devem ser mantidos pelo prazo de cinco anos contado a partir do início da contagem explicada acima, o que, na prática, significa guardar cada comprovante por um período que pode superar seis anos a partir da própria data do gasto.

Documentos ligados à aquisição de bens, como escritura de imóvel ou nota fiscal de veículo, merecem cuidado adicional: eles voltam a importar quando o bem é vendido, ainda que a compra tenha ocorrido muito antes, porque servem de base para apurar eventual ganho de capital na venda.

Por que guardar menos que isso é risco desnecessário

Descartar comprovantes antes do fim do prazo decadencial deixa o contribuinte sem meio de provar que a informação declarada estava correta, caso a Receita questione anos depois. Como a notificação costuma chegar justamente perto do fim do prazo, quando a fiscalização está mais ativa sobre exercícios antigos, a ausência do documento nesse momento é o que transforma uma pendência simples em autuação.