Em quantos dias a empresa precisa devolver ou recusar a duplicata

De quando começam a contar os dez dias

O art. 7º da Lei 5.474/1968 fixa o prazo em dez dias contados da data da apresentação da duplicata ao comprador — não da emissão, não do recebimento da mercadoria e não do vencimento. Isso vale para o título que não seja à vista.

Quando a duplicata chega por banco cobrador, há uma etapa anterior que também tem prazo. A remessa deve ser feita pelo vendedor em até trinta dias contados da emissão, e o intermediário tem dez dias, a partir do recebimento na praça de pagamento, para apresentar o título ao sacado. Registre a data em que a duplicata efetivamente entrou na empresa: é esse marco, e não o carimbo do banco, que costuma ser discutido depois.

Os três motivos de recusa admitidos pelo art. 8º

A lei não deixa a recusa ao gosto do comprador. Só três fundamentos autorizam negar o aceite em compra e venda mercantil: avaria ou não recebimento das mercadorias, quando não expedidas ou não entregues por conta e risco do próprio comprador; vícios, defeitos e diferenças na qualidade ou na quantidade, desde que devidamente comprovados; e divergência nos prazos ou nos preços ajustados.

A lista é fechada, e o terceiro item é o mais usado na prática — cobrança de valor superior ao pedido, vencimento antecipado sem combinação, condição de pagamento diferente da proposta aceita. Já a duplicata de prestação de serviços segue rol próprio, no art. 21: serviço que não corresponde ao contratado, vício ou defeito comprovado na qualidade e divergência de prazo ou preço.

Como redigir e enviar a declaração de recusa

A lei exige declaração por escrito contendo as razões da falta de aceite, entregue junto com o título devolvido. Não há forma sacramental, mas há conteúdo mínimo que evita discussão: identificação da duplicata e da nota fiscal, descrição objetiva do fato, enquadramento em um dos motivos legais e indicação das provas que a empresa guarda.

Envie por meio que gere comprovante — protocolo assinado, aviso de recebimento, correio eletrônico corporativo com confirmação. Anexe o que sustenta a alegação: laudo de recebimento, fotos do lote avariado, registro de devolução, pedido e proposta aceita. A redação dessa carta é o ponto em que muitas empresas preferem ouvir um advogado antes de assinar, e a duplicata digitalizada com os anexos basta para essa leitura.

Reter o título com aceite comunicado: a exceção do § 1º

Existe uma via intermediária pouco usada. Havendo concordância expressa da instituição financeira cobradora, o sacado pode conservar a duplicata em seu poder até o vencimento, desde que comunique por escrito à apresentante o aceite e a retenção. A comunicação escrita passa então a substituir o título no ato do protesto ou na execução judicial.

Repare no efeito: essa retenção é autorizada e vem acompanhada de aceite declarado. Não é o mesmo que ficar com o papel e não dizer nada, o que caracteriza falta de devolução e produz consequência oposta à do comprador que se cala.

O que acontece se ninguém responder dentro do prazo

Esgotados os dez dias sem devolução e sem recusa formal, o portador pode levar o título a protesto por simples indicações, sem apresentar o papel. Antes do vencimento, o apontamento será por falta de aceite; depois dele, por falta de pagamento.

O efeito mais pesado vem na cobrança. Para executar duplicata não aceita, o credor precisa reunir cumulativamente o protesto, documento hábil comprovando entrega e recebimento da mercadoria — prova admitida por meio eletrônico desde a Lei 14.301/2022 — e a circunstância de o sacado não ter comprovadamente recusado o aceite no prazo, nas condições e pelos motivos legais. Cada uma dessas exigências é uma trava. Quem recusou por escrito e no prazo derruba a terceira delas.

Um exemplo torna isso concreto: uma indústria de embalagens recebe duplicata com preço 12% acima do pedido, percebe a diferença no oitavo dia e devolve o título com carta apontando divergência de preço ajustado. O fornecedor até pode protestar por falta de pagamento após o vencimento, mas terá dificuldade em executar, e a via adequada passa a ser a ação pelo procedimento comum prevista no art. 16 da lei das duplicatas.

Recusar não é sempre a melhor decisão

Nem toda divergência justifica devolver o título. Diferença pequena de arredondamento, atraso de entrega já compensado, discussão comercial em andamento — recusar nesses casos rompe a relação, gera protesto e transfere para a empresa o custo de discutir. Em muitos cenários vale mais aceitar e negociar abatimento, já que o pagamento da duplicata admite dedução de créditos do devedor por devolução de mercadorias, diferenças de preço e enganos verificados, desde que devidamente autorizados.

O oposto também é verdade: aceitar título de mercadoria que nunca chegou, para não criar atrito, cria um documento com aceite que depois será executado sem necessidade de prova de entrega. Aceite dado é aceite difícil de desfazer.