Não consigo apurar o mês porque a DEFIS de anos anteriores está pendente
A DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é a declaração anual que toda empresa optante pelo Simples Nacional entrega à Receita Federal, resumindo dados como receita bruta total, folha de pagamento e quadro societário do ano-calendário anterior. Quando essa declaração de um ano fica pendente, é comum o sistema do Simples Nacional bloquear a geração do PGDAS-D das competências seguintes, até que a pendência seja resolvida — o que pega de surpresa quem não associava as duas obrigações.
Base legal da declaração anual
O art. 25 da Lei Complementar 123/2006 obriga a empresa optante a apresentar anualmente à Receita Federal declaração única e simplificada de informações socioeconômicas e fiscais, com prazo e modelo definidos pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN). O § 1º do mesmo artigo dá a essa declaração o efeito de confissão de dívida, servindo como instrumento hábil para a cobrança dos tributos que não tenham sido recolhidos com base nas informações nela prestadas.
Por que a pendência trava o mês corrente
O Comitê Gestor do Simples Nacional regulamenta as condições operacionais de acesso ao sistema de apuração mensal, e uma dessas condições costuma ser justamente estar em dia com a declaração anual de exercícios anteriores. Na prática, o aplicativo do Simples Nacional não libera a geração do PGDAS-D de um mês novo enquanto houver DEFIS de ano anterior sem transmissão, funcionando como um pré-requisito de acesso ao restante da apuração.
Como regularizar e destravar a apuração
A solução é entrar no aplicativo do Simples Nacional, localizar a DEFIS pendente do ano específico e transmiti-la com os dados daquele exercício, mesmo que a empresa esteja inativa ou tenha faturado pouco naquele período. Empresa sem movimento também precisa entregar a declaração, informando a condição de inatividade, e não fica dispensada só por não ter tido receita.
Depois de transmitida a DEFIS pendente, o sistema costuma liberar a apuração do mês corrente em pouco tempo. Se a trava persistir, vale conferir se existe mais de um ano com declaração pendente, porque o bloqueio pode remontar a exercícios mais antigos do que o esperado.
Consequências de deixar a pendência se acumular
Além de travar a apuração corrente, a DEFIS não entregue por vários anos seguidos aumenta o risco de a empresa ser selecionada para fiscalização, já que a Receita Federal cruza essas informações com notas fiscais emitidas e movimentação bancária. Regularizar cedo evita tanto o acúmulo de multas por atraso quanto a exposição a um processo de cobrança mais complexo depois.
Perguntas frequentes
Empresa que não faturou nada no ano precisa entregar a DEFIS mesmo assim?
Precisa. A situação de inatividade deve ser informada dentro da própria declaração, na forma regulamentada pelo Comitê Gestor, e não dispensa a obrigação de transmitir a DEFIS daquele ano.
A DEFIS pendente de um único ano pode travar vários meses seguidos de apuração?
Pode, porque o bloqueio costuma persistir em todas as competências seguintes até que a declaração pendente seja transmitida, independentemente de quantos meses já se passaram desde então.
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