Como declarar mercadoria com substituição tributária no Simples Nacional
Quem revende mercadorias com ICMS retido por substituição tributária já pagou esse imposto lá na cadeia, embutido no preço de compra. Se, ao declarar no PGDAS-D, a empresa não separa essas vendas, o cálculo do Simples aplica o ICMS de novo sobre elas, cobrando um tributo já recolhido. Esta página explica por que o ICMS-ST chega retido, como segregar corretamente essa receita na apuração e o que acontece quando a segregação é esquecida.
Por que o ICMS-ST chega retido antes da revenda
Na substituição tributária, a lei elege um contribuinte anterior da cadeia, em regra a indústria ou o importador, para recolher antecipadamente o ICMS de toda a operação até o consumidor final. Quando o varejista do Simples compra a mercadoria, o ICMS das etapas seguintes já está pago e destacado nos documentos.
Por isso, ao revender, o comerciante não deve recolher esse ICMS outra vez. O imposto da operação foi antecipado pelo substituto, e a etapa de venda ao consumidor já está coberta. Ignorar isso significa pagar duas vezes o mesmo tributo.
Como segregar a receita com ICMS-ST na apuração mensal
O art. 18, §4º-A, inciso I, da LC 123/2006 autoriza destacar, no PGDAS-D, as receitas de mercadorias sujeitas à substituição tributária do ICMS. Ao segregar essas vendas em campo próprio, o aplicativo desconta o percentual de ICMS da parcela correspondente, e o DAS deixa de cobrar o imposto já retido.
A segregação depende de identificar quais produtos estão sob substituição, informação que consta na nota de compra e na legislação estadual. Feito esse mapeamento, cada apuração passa a informar separadamente a receita de mercadorias com ICMS-ST.
O custo de não segregar: ICMS pago em duplicidade
Se a empresa lança a venda de produto com ICMS-ST como receita normal, o cálculo do Simples inclui o ICMS sobre ela, e o comerciante recolhe um imposto que já havia sido pago por substituição. A perda é recorrente, mês a mês, e some no percentual único do DAS.
Assim como no caso das receitas monofásicas de PIS e Cofins, o valor pago a mais por falta de segregação pode ser recuperado, respeitado o prazo de cinco anos, com a retificação das apurações. Corrigir a segregação para frente e revisar o passado costumam andar juntos.
Perguntas frequentes
Toda mercadoria que revendo está sob substituição tributária?
Não. A substituição alcança produtos específicos definidos na legislação de cada estado, como combustíveis, bebidas, autopeças e outros. É preciso verificar, produto a produto, se há ICMS retido, o que consta na nota de compra e nas normas estaduais.
A segregação do ICMS-ST é a mesma coisa que a dos monofásicos?
São campos e fundamentos distintos. A segregação do ICMS-ST afasta o ICMS já retido; a das receitas monofásicas afasta PIS e Cofins concentrados na indústria. Uma empresa pode precisar segregar os dois tipos ao mesmo tempo, cada um em seu campo.
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